La mise en place de comptes clients peut être envisageable pour fluidifier la relation client et favoriser les ventes. La politique à mettre en place peut être fonction de la taille de l’entreprise client, de son volume d’affaires constaté. Il faut par ailleurs encadrer un minimum les conditions d’ouverture et de gestion du compte client afin de sécuriser les transactions.
Il importe donc pour les dirigeants de bien connaître les aspects commerciaux, comptables et juridiques de ce mécanisme qui peut être assimilé à une ouverture de crédit au bénéfice d’un client.
Lorsque le client procède à une demande d’ouverture de compte, un certain nombre d’informations doit lui être demandé et notamment un extrait Kbis, le nom du responsable et une copie de sa pièce d’identité. Il faut également s’assurer de la régularité des paiements du client. Si ce dernier rencontre des difficultés de trésorerie, il importe d’analyser préalablement les risques pris par votre entreprise en accordant cette ouverture de compte.
Par ailleurs, il est important de préparer et faire signer une convention de société en compte. Cette convention permettra de fixer précisément toutes les conditions de l’ouverture et de la gestion du compte client. Seront notamment abordées les conditions générales ou particulières de vente, la commande, la facturation et les conditions de paiement, les conséquences du défaut de paiement et les conditions de résiliation.
Une mention manuscrite à la fin de la convention permettra enfin de sécuriser le fait que le représentant légal (le gérant pour les SARL) du client est caution solidaire de toute créance non payée par le client.
Enfin, l’ouverture d’un compte client peut être subordonnée à la remise d’un chèque de garantie d’un montant qui peut être fonction du chiffre d’affaires généré mensuellement par le client.
Toutes ces précautions permettront à la société créancière de gérer sereinement la relation client pendant la durée de la convention et faciliteront le recouvrement voire l’éviction du client en cas de problème de paiement.
Le cabinet Legiscal peut vous accompagner dans la rédaction du modèle de convention de société en compte.